ECM-Blueprinting: Management von Content in Geschäftsprozessen
Project Description
Organisationen sehen sich heute einer rasant steigenden Informationsflut ausgesetzt. Die effiziente, rechtskonforme und sichere Bewirtschaftung digitaler Informationen, sog. "Content", in den Geschäftsprozessen ist zu einem entscheidenden Wettbewerbsfaktor für alle Branchen geworden. Enterprise Content Management (ECM) ist ein noch junges Forschungsfeld der Wirtschaftsinformatik, das sich dieser Herausforderung annimmt.
Das Forschungsprojekt ECM-Blueprinting am Institut für Wirtschaftsinformatik (IWI) adressiert eine höchst aktuelle Fragestellung aus der Unternehmenspraxis: Die stetig zunehmende Anzahl an (elektronischen) Dokumenten in Unternehmen erfordert die Unterstützung des betrieblichen Content Managements durch die IT. Dabei geht es einerseits um die Effizienz der Bewirtschaftung (z. B. Suchzeiten). Andererseits kommt dem Aspekt der rechtskonformen Archivierung eine wachsende Bedeutung zu (z. B. Aufbewahrungsfristen). Das Projekt liefert ein Vorgehensmodell zur prozessorientierten Einführung von ECM-Systemen, das spezifische Content-Typen und ECM-Systemfunktionalitäten berücksichtigt. Ferner wird ein Modul zur Wirtschaftlichkeitsanalyse für die Einführung von ECM-Referenzprozessen, sog. "ECM-Blueprints", entwickelt. Damit wird der steigende Bedarf nach einem Vorgehensmodell zur Einführung von ECM-Systemen aufgegriffen.
Im Projekt wird ein gestaltungsorientierter Ansatz verfolgt: Den Ausgangspunkt bildet eine Content-Analyse zur Klassifikation verschiedener Content-Typen, für die spezifische ECM-Blueprints entwickelt werden. Sie beschreiben, welche Funktionen eines ECM-Systems auf welche Art zu nutzen sind, um die organisatorischen Anforderungen zu erfüllen. Auf dieser Grundlage zeigt das Vorgehensmodell auf, wie die Ist-Prozesse eines Unternehmens unter Nutzung der Blueprints zu adaptieren sind.
Das Vorgehensmodell wird schließlich für die Einführung eines ECM-Systems bei der Hilti AG genutzt und praktisch evaluiert.
Das Forschungsprojekt ECM-Blueprinting am Institut für Wirtschaftsinformatik (IWI) adressiert eine höchst aktuelle Fragestellung aus der Unternehmenspraxis: Die stetig zunehmende Anzahl an (elektronischen) Dokumenten in Unternehmen erfordert die Unterstützung des betrieblichen Content Managements durch die IT. Dabei geht es einerseits um die Effizienz der Bewirtschaftung (z. B. Suchzeiten). Andererseits kommt dem Aspekt der rechtskonformen Archivierung eine wachsende Bedeutung zu (z. B. Aufbewahrungsfristen). Das Projekt liefert ein Vorgehensmodell zur prozessorientierten Einführung von ECM-Systemen, das spezifische Content-Typen und ECM-Systemfunktionalitäten berücksichtigt. Ferner wird ein Modul zur Wirtschaftlichkeitsanalyse für die Einführung von ECM-Referenzprozessen, sog. "ECM-Blueprints", entwickelt. Damit wird der steigende Bedarf nach einem Vorgehensmodell zur Einführung von ECM-Systemen aufgegriffen.
Im Projekt wird ein gestaltungsorientierter Ansatz verfolgt: Den Ausgangspunkt bildet eine Content-Analyse zur Klassifikation verschiedener Content-Typen, für die spezifische ECM-Blueprints entwickelt werden. Sie beschreiben, welche Funktionen eines ECM-Systems auf welche Art zu nutzen sind, um die organisatorischen Anforderungen zu erfüllen. Auf dieser Grundlage zeigt das Vorgehensmodell auf, wie die Ist-Prozesse eines Unternehmens unter Nutzung der Blueprints zu adaptieren sind.
Das Vorgehensmodell wird schließlich für die Einführung eines ECM-Systems bei der Hilti AG genutzt und praktisch evaluiert.
Relevance to Liechtenstein
Die in dem Projekt entwickelte Methode zeigt auf, wie die Potenziale von ECM praktisch zu erschliessen sind. Sie wird neben der Hilti AG auch weiteren Unternehmen der Region zur Verfügung gestellt. Der Grossteil dieser Unternehmen ist aufgrund der regionalen Besonderheiten international (bis global) ausgerichtet und sieht erhebliche Probleme in der Bewältigung des täglich anfallenden Contents.
Scientific, Economic and Societal Impact
Ein wertaddierender Einsatz von ECM-Systemen verspricht signifikante Effizienz- und Effektivitätssteigerungen. Auf dem Softwaremarkt wird eine Vielzahl technischer Lösungen zum Management von Content angeboten, die unter dem Sammelbegriff Content Management System (CMS) zusammengefasst werden. Trotz der Systemvielfalt schlägt die wirtschaftliche Nutzung der Systeme jedoch häufig fehl. Die in dem Projekt entwickelte Methode zeigt auf, wie diese Potenziale zu erschließen sind. Sie wird neben der Hilti AG auch weiteren Unternehmen der Region zur Verfügung gestellt. Der Großteil dieser Unternehmen ist aufgrund der regionalen Besonderheiten international (bis global) ausgerichtet und sieht erhebliche Probleme in der Bewältigung des täglich anfallenden Contents. Dabei geht es nicht nur um Möglichkeiten der Effizienzsteigerung. Auch die Gefahr rechtlicher Konsequenzen spielt eine große Rolle. Das Projekt ECM-Blueprinting schafft hier die Transparenz, die von vielen Unternehmen dringend benötigt wird.
Das Projekt liefert also eine Methode, nach der Unternehmen ihre individuelle Situation im Hinblick auf das Management von Content besser beurteilen können. Sie ermöglicht z. B. zielgerichtete Analysen der in einer spezifischen Situation relevanten Gesetzgebungen, ebenso wie die Berücksichtigung wirtschaftlicher Aspekte der Prozessgestaltung. Ziel ist also eine integrierte, rechtssichere und effiziente Bewirtschaftung des unternehmensweiten Contents - über sämtliche Phasen des Lebenszyklus hinweg.
Das Projekt liefert also eine Methode, nach der Unternehmen ihre individuelle Situation im Hinblick auf das Management von Content besser beurteilen können. Sie ermöglicht z. B. zielgerichtete Analysen der in einer spezifischen Situation relevanten Gesetzgebungen, ebenso wie die Berücksichtigung wirtschaftlicher Aspekte der Prozessgestaltung. Ziel ist also eine integrierte, rechtssichere und effiziente Bewirtschaftung des unternehmensweiten Contents - über sämtliche Phasen des Lebenszyklus hinweg.
