Zweck
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zum Zweck der Live-Übertragung von Veranstaltungen sowie der Durchführung von Online-Meetings (z. B. Webinare, Konferenzen, Besprechungen). In bestimmten Fällen kann auch eine Aufzeichnung dieser Veranstaltungen oder Meetings erfolgen.
Verarbeitete Datenkategorien
Je nach Art der Veranstaltung (z.B. Live-Veranstaltungen, Webinare) können im Detail unterschiedliche personenbezogene Daten verarbeitet werden. Bei offen geführten Online-Veranstaltungen können von allen teilnehmenden Personen die Bild- und Tonaufnahmen, der angezeigte User-Name als auch alle Beiträge (Chateinträge, hochgeladene Dokumente etc.) geteilt werden. In diesen Fällen haben Sie jederzeit die Möglichkeit, selbständig die Aktivierung bzw. Deaktivierung Ihrer Kamera bzw. Ihres Mikrofons zu steuern. Genauso können Sie freiwillig Beiträge (inkl. Emojis usw.) im Chatfenster verfassen. Weitere Informationen im Punkt Foto- und Videoaufnahmen.
Es gibt aber auch Online-Veranstaltungen, bei denen die Funktionen für Bild- und Tonübertragung nur für Referentinnen und Referenten freigeschalten ist.
Eine Aufzeichnung von Online-Meetings erfolgt grundsätzlich nicht. Sollte eine Aufzeichnung geplant sein, werden Sie im Vorfeld durch die Veranstaltungsorganisation darüber informiert. Eine Zustimmung zur Aufzeichnung ist freiwillig. Weder die Nicht-Abgabe einer Einwilligung noch ein Widerruf hat nachteilige Folgen für Sie.
Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung der Daten gründet je nach Sachverhaltsdarstellung auf unser berechtigtes Interesse gemäss Art. 6 Abs. 1 Bst. f DSGVO mit dem Ziel die Veranstaltung möglichst vielen Personen zugänglich zu machen oder auf Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Bst. a DSGVO, was vorrangig alle optionalen, von Ihnen steuerbaren Funktionen betrifft.
Für die betriebenen Zwecke können unterschiedliche Softwareanbieter zum Einsatz kommen. In der Regel handelt es sich dabei um Auftragsverarbeiter, wie auch bei Microsoft Teams und Zoom.
A) Zum Software-Einsatz - MICROSOFT TEAMS
Die Universität Liechtenstein setzt den Dienst «Microsoft Teams» ein. Dieser cloudbasierte Service des Unternehmens Microsoft umfasst neben Chats, Telefonie, dem Teilen und gemeinsamen Bearbeiten von Dateien auch die Funktion der Videokonferenzen. Wenn Teilnehmer einer Veranstaltung den Dienst in einem Funktionsumfang benötigen, der über die blosse Gastteilnahme an Videokonferenzen hinausgeht, ist die Erstellung eines Microsoft-Kontos Voraussetzung. Je nach den genutzten Funktionen werden zu den oben angeführten Video-Streaming-Daten zusätzliche personenbezogene Daten verarbeitet.
- Verarbeitete Datenkategorien
Bei der Nutzung von Microsoft Teams, werden neben den Anmeldedaten (Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Account, Organisationseinheit, Nutzungsland), folgende personenbezogene Daten verarbeitet:
- Kommunikationsdaten (Videostream, Audiostream, Chatinhalte, Metadaten)
- Aktivitätsdaten
- IP-Adresse und sonstige Geräteinformationen
- Personenbezogene Daten in Dokumenten und Dateien
- Zugriffsprotokolle und andere Diagnosedaten
- Sonstige personenbezogene Daten, die für die Nutzung von spezifischen Funktionen erforderlich sind
Rechtsgrundlage ist das berechtigte Interesse nach Art. 6 Abs. 1 Bst. f DSGVO, welches insbesondere auf der Führung eines digitalisierten, modernen und reibungslosen Universitätsbetriebs beruht.
B) Zum Software-Einsatz – ZOOM
Wir nutzen auch den Videokonferenz-Dienst «Zoom» (Zoom Video Communications, Inc.) zur Durchführung, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinaren.
- Verarbeitete Datenkategorien
Die Form der Datenverarbeitung ist abhängig davon, wie der Dienst benutzt wird. Auch die Teilnehmenden können darüber entscheiden, ob sie am Chat teilnehmen, oder ob sie ihr Mikrofon oder ihre Kamera freigeben.
- Daten der Teilnehmenden
- Wenn Sie sich als Gast (ohne Anmeldung in einem Zoom-Account) anmelden, werden Sie gebeten einen Namen einzugeben. Hier können Sie einen Alias angeben, wenn Sie vermeiden möchten, dass Ihr Name an Zoom weitergeleitet wird.
- Wenn Sie sich per Telefon einwählen, wird Ihre Telefonnummer verarbeitet.
- Bei Anmeldung über ein Zoom-Account werden die dort hinterlegten personenbezogenen Daten verarbeitet.
- Video-, Audio- und Textdaten
- Daten des Meetings
- Dauer des Meetings
- Beginn und Ende (Zeit) der Teilnahme von Personen
- Name und Beschreibung des Meetings
- Geplantes Datum mit Uhrzeit des Meetings
- Chat-Status
- IP-Adresse des Endgerätes
- Meeting-Aufzeichnung (optional)
- Informationen die während der Nutzung des Dienstes geteilt werden.
Wird ein Meeting aufgezeichnet, werden Sie spätestens zu Beginn durch die Organisatorin oder den Organisator darauf hingewiesen und / oder es erfolgt ein technischer Hinweis. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist folglich die Einwilligung gemäss Art. 6 Abs. 1 Bst. a- DSGVO)
Wir haben mit Zoom Video Communications, Inc. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäss Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Zoom finden Sie in der Datenschutzerklärung von Zoom unter: https://explore.zoom.us/de/privacy/.